Información sobre la factura electrónica

¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?

Se entiende por Factura Electrónica, al documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal.
Físicamente una factura electrónica es un fichero electrónico que contiene todos los datos de una factura, al que, aplicando fórmulas matemáticas, se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominado firma electrónica. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.
 

¿POR QUÉ UTILIZAR LA FACTURA ELECTRÓNICA?

El nuevo marco legal y tecnológico ofrece la oportunidad a las empresas de disponer de una nueva vía para gestionar el envío de las facturas a sus asociados comerciales.

La Factura Electrónica es transmitida por medios telemáticos por el emisor y se conserva en soporte informático por lo que es posible su consulta e impresión en cualquier momento.

Por lo tanto, ya no es necesario imprimir la factura para que esta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Está claro pues, que el empleo de la factura electrónica supone numerosos beneficios tanto para los profesionales como para las empresas que se decidan a adoptar este sistema de facturación. Entre todos los beneficios, se pueden destacar dos:

• En primer lugar se consigue la supresión de los costes de emisión, distribución y conservación de la factura en papel.
  Según los estudios realizados por la Unión Europea, el coste de emisión y envío de una factura en papel es de 1,5 Euros. Si se estima un coste para las facturas telemáticas de 0,30 Euros, debido al proceso de legalización mediante firma electrónica que debe aplicarse, las organizaciones con un volumen considerable de emisión de facturas se benefician de un importante ahorro directo de costes al eliminar los gastos de papel, manipulación, ensobrado, envíos y almacenaje físico durante 5 años de las facturas.
  
• En segundo lugar se consigue una importante simplificación de los procesos administrativos, con una importante reducción de tiempo y espacio.

Si se consideran estos dos aspectos y se unen a la integración de las facturas con los sistemas informáticos de las empresas (emisoras/receptoras), puede llegar a conseguirse una desmaterialización total de la factura, habilitándose nuevos mecanismos y canales de interacción que desemboquen en relaciones de negocios más eficientes y productivos.

FACTURA TRADICIONAL VS FACTURA ELECTRÓNICA

Sistema Tradicional

Los sistemas de facturación tradicional (no electrónica) empleados actualmente por la mayoría de los profesionales y empresas se basan, de forma simplificada, en los siguientes pasos:

• Creación de la factura e impresión (o trascripción manuscrita) en soporte papel.
  
• Envío de la factura por medio de correo ordinario u otros medios de mensajería tradicionales.
  
• Recepción y archivado físico de las facturas.
  
• Entrega personal de las copias ante el órgano tributario.

Estos pasos se representan, de forma gráfica, en el siguiente esquema:

Este sistema presenta varios inconvenientes para la empresa, como son:

• Altos gastos para la empresa: dentro de los gastos debemos incluir entre otros los de papel, tinta, gastos de almacenaje, personal y envíos.
  
• Proceso largo en el tiempo: los diferentes pasos de la tramitación hacen que sean necesarios al menos uno o dos días para concluir el procedimiento.
  
• Problemas de espacio: fundamentalmente en empresas grandes con un alto volumen de facturación la obligación de conservación de las facturas puede convertirse en un grave problema de espacio físico.
  
• Falta de seguridad: este sistema de facturación carece de cualquier medida de seguridad que garantice la autenticación del emisor y la integridad de la factura. Además las facturas son intercambiadas por medios no seguros.

Sistema de Facturación Electrónica

Los pasos generales de un sistema de facturación electrónica son los siguientes:

• Creación y firma digital de la factura.
  
• Envío y recepción telemática del documento autenticado.
  
• Conservación en soporte digital.
  
• Envío telemático a la Administración cuando sea requerido.
  
• Estos pasos se representan, de forma gráfica, en el siguiente esquema:
   

El empleo de un sistema de facturación electrónica presenta una serie de beneficios que son la contrapartida lógica a los inconvenientes del sistema tradicional:

• Recorte de gastos para la empresa: con el ahorro de papel, gastos de envío y gastos de almacenamiento se reducen drásticamente los gastos de la empresa.
  
• Agilidad en la tramitación: los diferentes pasos de la tramitación se pueden realizar en pocos minutos y cómodamente, sin necesidad de desplazamiento alguno.
  
• Ahorro de espacio: los documentos generados pueden ser almacenados fácilmente en medios de almacenamiento magnético u óptico. Se suprimen las pilas y archivadores de papel.
  
• Procedimiento seguro: mediante el empleo de certificados y firmas digitales se garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos. Además el envío de documentos mediante canales seguros basados en el protocolo SSL aseguran la confidencialidad de todo el proceso.

Por lo tanto, aunque en esencia se sigue en ambos escenarios el mismo patrón de generación, envío-recepción, almacén y presentación, con el sistema de facturación electrónica el emisor y receptor podrán realizar toda la tramitación de forma cómoda, inmediata, segura y con bajo coste.

AHORRO EN TIEMPO Y EN COSTES Y UNA MAYOR EFICACIA EN EL PROCESO

• EMISOR 
  
  
  1. Ahorro de costes: no se necesitan sellos, papel, ensobrado ni archivado de copias.
     
  2. Rapidez en la localización de documentos.
     
  3. Agilidad en el pago.   
     
     
• RECEPTOR
  
  
  1. Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor.
     
  2. Mayor productividad del personal, antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.
     
  3. Los datos no contienen errores. Con el volcado automático de los datos al programa de gestión se evita el registro manual de la factura.
     
  4. Comprobación automática de la factura con los albaranes del proveedor.
     
  5. Reclamación inmediata y automática.
     
  6. Registro automático en contabilidad.