Portafirmas de Izenpe

Es una versión digital del portafirmas tradicional, que consiste en una bandeja donde una persona recibe los diferentes documentos que tiene que firmar.

El portafirmas electrónico es una herramienta horizontal clave en las estrategias de eliminación del papel en empresas o en Administración Electrónica.

Una de sus ventajas es que centraliza los procesos de firma electrónica con certificados digitales: todos los documentos a firmar son gestionados por la plataforma, que dispone de un API para poder recibir documentos desde el resto de aplicaciones. De esta forma se facilita la tarea al firmante, que sólo debe utilizar dicha plataforma en lugar de acudir a cada aplicación que genera documentos para proceder a la firma.

Para cada uno de los documentos, el sistema permitirá definir los firmantes que van a intervenir, pasando los documentos a firmar de uno a otro usuario de forma automática (la plataforma automatiza los circuitos de firma).

»Guía de usuario Izenbox

Características de izenbox

• Aplicación sencilla y usable, con una interfaz que recuerda a herramientas web de e-mail como Gmail.
• Clasificación de las peticiones en carpetas (Bandeja de entrada, Pendientes, En Espera, Terminadas, Devueltas, Enviadas, Caducadas, clasificación por etiquetas…).
• Soporta distintos tipos de modalidades de firma de cualquier tipo de documento:
• Firma individual (por parte de un usuario, firma de un solo documento o de un lote de documentos).
• Firma de uno o varios documentos por parte de varios usuarios, en cascada o en paralelo.
• Opción de visto bueno (sin firma electrónica).
• Definición visual de workflows de firma complejos (con posibilidad de utilizar cargos y grupos), a nivel plataforma o personalizados para un usuario.
• Reutilización de workflows. Permite añadir documentos desde el ordenador del usuario, o referenciando documentos almacenados en sistemas de gestión documental.
• Calendario visual con avisos de caducidades de firma y control de tareas.
• Servicio de verificación de copias auténticas.
• Sistemas de alertas y avisos por email.
• Conversión automática (configurable) de documentos a formato PDF.
• Delegación de firma.
• Soporte multi-idioma.

Ventajas

Para cada uno de los documentos, el sistema permitirá definir los firmantes que van a intervenir, pasando los documentos a firmar de uno a otro usuario de forma automática (la plataforma automatiza los circuitos de firma). Esto aporta las siguientes ventajas a los usuarios con capacidad de firma:

1. Los usuarios dispondrán en un buzón único todos los documentos pendientes que deben firmar.
2. Con un simple click de ratón podrán firmar electrónicamente uno o más documentos con total sencillez.
3. Una vez firmados los documentos automáticamente serán remitidos al siguiente firmante.
4. Al tratarse de un sistema Web, los usuarios podrán firmar desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, con su certificado digital
5. El sistema permite firmar electrónicamente cualquier fichero, sin importar el formato del mismo (Word, OpenOffice, PDF, Audio, Videos,…) ni el tamaño
6. Los usuarios podrán definir todos los circuitos que necesiten con las herramientas de que dispone el sistema.